De haven van Arnhem wil klantgericht diensten verlenen en de scheepvaart optimaal faciliteren. Daarom hebben wij ons de vraag gesteld; Kunnen we door digitalisering havenprocessen beter stroomlijnen waardoor prestaties meetbaar worden, de administratieve druk op de havendienst verminderen en de scheepvaart op eenvoudige wijze gebruik laten maken van een eenduidige set aan digitale tools waardoor de communicatie tussen de partijen goed of nog beter zal verlopen? Het antwoord is: ja, dat kan. Wij delen graag onze ervaring en hopen u hiermee te inspireren aan de slag te gaan met het digitaliseren van havenprocessen.
Terugblik:
De wens was duidelijk echter bleek de praktijk vaak weerbarstiger. Er werden veel ad hoc besluiten genomen en een wirwar van aangekochte- of zelf ontwikkelde systemen deden hun intrede Sommige systemen zagen maar even het daglicht, andere wat langer. De systemen leverde de gemiddelde havenmeester niet echt tijd op, de schipper voelde zich niet gehoord en had er amper profijt van. Inzichten in processen en resultaten voor de havenmeester bleven vaag en/of onbevredigend. Op enig moment ontstond zelfs bijna de vraag of digitalisering niet te veel een doel op zich zelf was en er was zelfs even, uit frustratie, de behoefte om terug te gaan naar de pen en het “oude havenbriefje”.
Facturen kwamen van alle kanten:
Inmiddels waren er de eerste locaties met walstroom, waarbij bijna de meter met het boekje moest worden opgenomen. Naast walstroom wordt liggeld, drinkwater, afgifte van huisvuil en rioolwater door diverse bedrijven geleverd en werden de kosten van de diverse bedrijven doorbelast aan schippers en rederijen. De financiële afhandeling van de dienstverlening door verschillende bedrijven veroorzaakte met regelmaat miscommunicatie en in sommige gevallen bijna onverhelpbare storingen.
Was dit nu in lijn met de wens Havenbedrijf Arnhem ?
Nee: Dus werd er terug gegaan naar de basis en bijna naar pen en papier.
KISS (Keep It Smart & Simple) werd het sleutelwoord voor de manier waarop we vanaf dat moment het havenmanagement wilde optuigen. Een ict-er die zijn eigen visie mocht inbrengen, maar primair de uitgangspunten en ervaringen van de havendienst moest respecteren.
Het resultaat mocht er zijn: een Havenmanagementprogramma van Arnhem
- Ontzorgen van de scheepvaart: Schepen die Arnhem aandoen, kunnen zich op verschillende manieren kenbaar maken. Natuurlijk moet naam en rugnummer bekend zijn en wat er staat te gebeuren. Het is aan de gebruiker: of ze de telefoon, email of een laagdrempelig digitaal portaal (geen account nodig)gebruiken. Maatwerk is het devies.
- Ontzorgen van het havenbedrijf: We maken gebruik van de modules walstroom, reserveringen, planning en registratie waardoor de havenmeester en de gebruikers worden ontzorgd. Binnenkort verwachten we een verdere uitbreiding met de module meldingen voor AIS, registratiemeldingen en reserveringsaanvragen.
- Communicatie: Deze staat centraal. Er worden door het havenbedrijf automatisch in te stellen e-mails verstuurd naar schippers en belanghebbenden. Het schip of de rederij krijgt een link waarmee actuele zaken zijn in te zien m.b.t. de aankomst-, lig- en vertrekactie. In het overzicht zijn de (lopende) kosten te zien, zoals havengeld, walstroom, drinkwater, etc., Evenals overige diensten.
- De managementinformatiemodule waar met een paar muisklikken duidelijk wordt wat de kosten/opbrengsten zijn per in te stellen kade of gebied per ingestelde periode. Alle overzichten zijn te downloaden. De mogelijkheid bestaat om data te delen met collega havens, schepen, rederijen, verladers, RWS, overige belanghebbende bedrijven, etc.
Een voorbeeld van het KISS principe:
Walstroommanagement in Arnhem. Deze is integraal gekoppeld aan het digitaal havenmanagementprogramma. Echter de schipper/kapitein merkt daar niets van. Na openen van de kast en het aansluiten van de kabel(s) drukt hij op een knop en is walstroom direct beschikbaar. Aanmelden via een app is niet nodig. Het havenbedrijf ziet een walstroomactie gestart. Doordat bekend is om welk schip het gaat wordt de walstroomregistratie gekoppeld aan de ligplaatsactie en kan alles na beëindiging op 1 factuur. Voordeel is dat de schipper niet hoeft te wachten op acceptatie van een platform (app of internet). Nadeel is dat er stroom gestolen kan worden, dit is in de afgelopen twee jaar nog niet voorgekomen. Natuurlijk willen we nog verder verbeteren en mee gaan met de (digitale) tijd. Echter we staan niet achteraan in de rij, bij het inslaan van de digitale weg. We zijn trots op wat we hebben bereikt en delen graag onze kennis.
De samenwerking met het Havenbedrijf van de gemeente Nijmegen:
Inmiddels wordt er operationeel samengewerkt met Nijmegen en wordt onderzocht of de principes breder toegepast kunnen worden, waarbij KISS het uitgangspunt is en de digitaliseringstools van ondergeschikt belang zijn. Door deze samenwerking zijn we minder kwetsbaar, delen we kennis en bouwen wij aan een toekomstbestendige haven.
